LA COMUNICACIÓN
Por: Carlos Bustillo Peña
Comunicación, Entendemos por comunicación la transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor. Vale decir, es la unión que se establece entre ciertas cosas, tales como mares, pueblos, casas o habitaciones, mediante pasos, corredores, escaleras, vías, canales, cables y otros recursos.
El Nuevo Diccionario Enciclopédico Espasa lo define así: “Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor”; conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito.[1]
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Una Institución (Empresa) asentada en el manejo de la información, deberá constituirse en torno a metas que definan claramente las posibilidades y los objetivos tanto para la compañía como para cada empleado.
Tiene que existir un feedback[2] fuertemente organizado para que todos los miembros puedan ejercer autocontrol, comparando las expectativas con los resultados obtenidos.
¿SABE USTED ESCUCHAR?
Saber escuchar es el punto más delicado e importante en cualquier Institución (Empresa) compartida por seres humanos, en las que los jefes o autoridades superiores (directivos) no escuchan sino que ordenan; ese es el punto de partida para una excelente comunicación institucional.
Estas son algunas ideas para regenerar el hábito de escuchar:
¨ Dejar de hablar si alguien está tratando de decirte algo. (Así debería ser, porque es imposible escuchar mientras se está hablando.)
¨ Concentrarse en aquello que su interlocutor le está tratando de decir y mirarlo a los ojos sin que parezca que está tratando de magnetizarlo. (Escuchar, es una acción consciente. No es fácil escuchar puesto que esta se manifiesta de acuerdo con la posición en la que usted se encuentra, por ende, es un hábito que se adquiere con la práctica y voluntad de hacerlo (Escuchar). )
¨ Escuchar sin obstaculizar la información manifestado por el interlocutor. (Nadie es adivino y saber a la perfección las palabras que piensa manifestar el interlocutor, por tanto se le recomienda que deje hablar y no obstaculice el mensaje; si no está de acuerdo con ello esperar a que el interlocutor termine y esperar un tiempo prudente para manifestar nuestra inconformidad con la misma)
¨ Reprimir el deseo de introducir ideas, opiniones propias y completar algunas de las frases de su interlocutor. (Hay que escuchar con atención al interlocutor y tratar de no poner palabras en su boca o de terminar por él sus frases, esto sin atenuar las ganas y oportunidades de corregirlo si este está equivocado)
¨ Dar a su interlocutor la impresión de estar interesado en lo que dice y, en consecuencia, estimularlo a expresar sus ideas de la mejor manera posible. Esto es súper importante ya que hay muchos interlocutores que necesitan del estímulo de una persona (audiencia) para expresar sus ideas con claridad y “entrar” en el tema; en otras palabras, tratar de instalar un ambiente que sea cómodo para ambas partes.
¨ Tratar de no tener dificultades semánticas ya que dan como resultado malentendidos innecesarios. Demore su reacción a lo que el interlocutor dice, hasta que usted alcance una comprensión total de lo que se está tratando. Es decir, hasta que usted y su interlocutor estén “sintonizados” en la misma “frecuencia”, ya que hay casos reales en los cuales se presentan inconvenientes graves, debido a la malinterpretación de lo que dice el interlocutor, esto sin desconocer que “las cosas no son tan mal dichas como tan mal interpretadas”.
¨ Dado el caso, se presentó un inconveniente debido a la aparición de una dificultad semántica, se debe tratar de resolver el problema sin que se pierda la esencia del mensaje. ¿Cómo así?... si, al estar parcialmente calmado y con sus cabales en sitio, demostrar al interlocutor que se encuentra confundido con su comentario y que se siente ofendido con él por ello. Pedirle que repita o trate de esclarecer más el comentario
COMUNICACION ESCRITA
Escribir, en informática, significa transferir información a un dispositivo de almacenamiento, como un disco, o a un dispositivo de salida, como el monitor o la impresora. La escritura es el medio que el ordenador o computadora utiliza para proporcionar los resultados de su procesamiento. Escribir es casi un sinónimo de imprimir, con la excepción de que escribir implica grabar en un medio como una unidad de disco. El concepto opuesto es la lectura, que consiste en la recopilación de información almacenada o procedente de un dispositivo de entrada como el teclado. Por ejemplo, una escritura en disco significa que se transfiere información desde la memoria al dispositivo de almacenamiento en disco.[3]
Ahora, dejemos a un lado las computadoras y miremos la similitud del procedimiento con el hombre. Entre nosotros escribir bien no es más que una habilidad la cual resulta de un esfuerzo constante y permanente en la creación de nuevas prácticas (hábitos) para usar correctamente las palabras y seguir las reglas de la gramática. ¿Cómo puedo adquirir el hábito de la escritura?, fácil, aproveche cualquier oportunidad que tenga para escribir, lea mucho, el que lee siempre mantiene buena ortografía y gramática, esto a fin de conocer términos que se puedan utilizar en una comunicación escrita, llámese carta, documento, articulo etc…
Al escribir tenga en cuenta lo siguiente:
ü Construya frases completas
ü Haga sus frases claras, concretas y concisas
ü No construya frases demasiado largas
ü Evite ambigüedades
ü Vigile la concordancia de los verbos
ü Utilice adecuadamente los signos de puntuación
ü No escriba detalles innecesarios, sea preciso.
ü Escriba con palabras que otros puedan entender, utilice palabras simples y conocidas en lugar de las rebuscadas y poco usuales.
ü Prefiera la voz activa a la voz pasiva.
ü Evite las palabras que causen reacciones negativas, ósea, utilice enfoques positivos en vez de negativos.
ü Cuide la ortografía y revise constantemente la gramática.
ü Escriba para el lector, ósea, no deje nada para suponer “es que se sobrentiende que….”, no, usted debe escribir claro y explicando lo que quiere dar a entender.
ü Escriba párrafos cortos.
ü Trate de no perder de vista la finalidad de su escrito (desviar el tema).
ü Su escrito debe ser para el entendimiento todo público.
LA EXPOSICIÓN ORAL
Cotidianamente escuchamos exposiciones orales, en las clases de nuestros/as docentes o las intervenciones de nuestros compañeros/as. La exposición es un recurso para enseñar y aprender. Mediante la exposición oral damos a conocer nuestras ideas y escuchamos las de los demás.[4]
Partes de una exposición:
Introducción o presentación, el expositor presenta el tema, procurando captar la atención del oyente.
Desarrollo temático, se presenta la información de manera organizada y veraz, y se dan las explicaciones necesarias.
Cierre, el expositor presenta las conclusiones y motiva al publico a hacer preguntas, reflexionar y proponer nuevas ideas.
Un buen expositor debe:
Manejar muy bien el tema
Tener un buen humor al momento de la exposición
Tener una buena ayuda audiovisual (video beam) o escribir con buena letra en los pizarrones/tableros (si este es el caso)
Generar una buena interacción con el publico/auditorio
Saber preguntar y responder a su tiempo
Manejar adecuadamente el cuerpo (movimientos)
Hablar claro, vocalizar (pausadamente)
Tener buen vocabulario
¿Cómo organizar una buena exposición oral?
Esto requiere de una planeación adecuada. Sigue estos tres (3) pasos:
1. Búsqueda de la información, delimita el tema y buscar información sobre el mismo. Para ello puedes consultar en una enciclopedia, diccionario enciclopédico, periódico o simplemente en internet.
2. Ordenamiento de la información, planear la exposición en cuatro partes básicas. Primero: Presentación; Segundo: Desarrollo del tema Tercero: Conclusión; Cuarta: Preguntas (al publico y/o responderlas inquietudes del mismo)
3. Producción oral, en el momento de exponer. Ten en cuenta:
Presenta la información de manera clara, precisa y suficiente
Emplea un vocabulario apropiado
Acompaña tus palabras con gestos y movimientos adecuados
Ten mucho cuidado con tu presentación personal
Trata de no usar prendas muy llamativas que distraigan la atención del publico
Ten presente la critica realizada por el auditorio
Emplea lúdicas correspondientes al tema
El público/auditorio debe participar de tu exposición
Muchas gracias,
Por: CARLOS BUSTILLO PEÑA
E-Mail: kike6032@hotmail.com
[1] Nuevo Diccionario Enciclopédico Espasa Siglo XXI, Editorial Espasa, Pág. 317
[2] La información se convierte en comunicación cuando el destinatario la entiende, la acepta y la comenta (feedback).
[3] Extraído de Microsoft ® Encarta ® 2007. © 1993-2006 Microsoft Corporation.
[4] Serie Saber Castellano Ed. Docente Pág. 212
